Quelles données ne jamais confier à un assistant IA au travail ?

Tout ce que vous saisissez dans un assistant IA en ligne quitte votre poste de travail pour être traité par le fournisseur. Selon l'outil et l'offre souscrite, ces informations peuvent être conservées, consultées ou réutilisées. La règle de base est simple : ne saisissez que ce que vous seriez autorisé à transmettre à un prestataire extérieur. Certaines catégories de données méritent une interdiction claire.

Les données à exclure par défaut

La zone orange : à saisir seulement dans un cadre validé

Certaines données ne sont pas interdites en soi, mais demandent un outil et un contrat adaptés :

• les données personnelles courantes (nom, courriel, téléphone d'un client ou d'un fournisseur) ;
• les documents internes non publics (procédures, comptes rendus, notes de direction) ;
• les contenus confiés par un partenaire sous accord de confidentialité.

Pour ces données, la CNIL indique que l'interdiction peut être générale ou limitée à certaines catégories, selon que le fournisseur peut ou non réutiliser les données saisies. Avec un outil d'entreprise contractuellement encadré, l'usage peut être autorisé. Avec un compte gratuit personnel, il ne devrait pas l'être.

Le bon réflexe : anonymiser avant de saisir

Beaucoup de tâches restent possibles sans données réelles :

• remplacez les noms par des rôles (« le client », « la salariée A ») ;
• arrondissez ou supprimez les montants qui ne sont pas nécessaires au raisonnement ;
• retirez les en-têtes, signatures et références de dossier ;
• demandez une structure ou un modèle de document, puis complétez vous-même avec les vraies informations.

Attention : retirer le nom ne suffit pas toujours. Une description assez précise (poste, service, date, situation) peut permettre de reconnaître une personne. C'est alors toujours une donnée personnelle.

Les pièges moins visibles

• Les pièces jointes : un tableur partagé pour « juste le mettre en forme » peut contenir des colonnes entières de données clients.
• Les captures d'écran : elles affichent souvent plus que ce qu'on voulait montrer (messagerie, noms, onglets ouverts).
• Les enregistrements de réunion : une transcription automatique capte tout, y compris ce qui a été dit en aparté.
• Les fonctions d'IA intégrées à vos logiciels habituels : elles traitent aussi les documents, même si on ne « colle » rien.

Rendre la règle visible

Une liste de données interdites n'est utile que si elle est connue au moment de saisir. Quelques idées simples :

• une fiche d'une page près des postes ou dans l'intranet ;
• trois exemples concrets par service (pour la comptabilité, les RH, le commercial) ;
• un contact identifié à qui demander « est-ce que je peux mettre ça ? ».

Savoir reconnaître une donnée sensible dans son propre travail s'apprend avec des exemples. C'est l'un des fils rouges de notre formation « L'IA appliquée à votre métier », construite à partir des documents réels de vos équipes.