Collectivité territoriale : comment former les agents à l'IA générative ?
Dans une collectivité territoriale, l'IA générative est souvent arrivée avant toute décision officielle : des agents l'utilisent pour rédiger un courrier ou résumer un rapport. Pour la direction générale des services, l'enjeu est de passer d'usages individuels à une pratique encadrée, compatible avec les règles propres à l'action publique.
Les usages utiles dans une collectivité
Les services d'une commune, d'une intercommunalité ou d'un département produisent un volume considérable d'écrits. L'IA peut aider à :
- rédiger des courriers aux usagers dans un langage clair, sans jargon administratif ;
- préparer une note de synthèse à destination des élus à partir de documents fournis ;
- structurer un projet de délibération ou un rapport de présentation, à partir du modèle de la collectivité ;
- rédiger des contenus pour le site internet ou le bulletin municipal ;
- reformuler une procédure interne pour les nouveaux agents.
La rédaction finale, la vérification juridique et la décision restent entre les mains des agents et des élus.
Des règles propres à l'action publique
La transparence des traitements algorithmiques. Le Code des relations entre le public et l'administration prévoit qu'une décision individuelle prise sur le fondement d'un traitement algorithmique comporte une mention explicite en informant l'intéressé, et que les règles de ce traitement lui sont communiquées à sa demande (art. L311-3-1 du CRPA). Utiliser l'IA pour rédiger un courrier n'est pas la même chose que l'utiliser pour prendre ou préparer une décision individuelle (attribution d'une aide, d'une place en crèche, d'un logement). La formation doit aider les agents à faire cette distinction.
Les documents administratifs. Les documents produits ou reçus par une collectivité dans le cadre de sa mission de service public sont en principe communicables. Les agents doivent garder à l'esprit que les notes et projets qu'ils produisent, y compris avec l'aide d'une IA, s'inscrivent dans ce cadre.
Les données des administrés. État civil, action sociale, scolarité, urbanisme : une collectivité traite des données personnelles en grand nombre, parfois sensibles. Aucune de ces données ne doit être saisie dans un outil d'IA qui n'a pas été validé par la collectivité et son délégué à la protection des données.
Ce que la formation doit couvrir
| Thème | Objectif pour les agents |
|---|---|
| Usages de rédaction | Gagner en clarté dans les écrits aux usagers et aux élus |
| Limites de l'outil | Repérer les erreurs, les références inventées |
| Données personnelles | Savoir ce qui ne doit jamais être saisi |
| Décisions individuelles | Comprendre quand l'IA ne doit pas intervenir |
| Règle d'usage | Connaître et appliquer la charte de la collectivité |
Organiser la formation dans une collectivité
- Commencer par un service pilote qui rédige beaucoup : secrétariat général, communication, accueil ou affaires générales.
- Associer le délégué à la protection des données à la préparation.
- Former par groupes mixtes : agents de catégories et de services différents, pour croiser les regards.
- Formaliser une charte d'usage validée par la direction générale, puis la diffuser à l'ensemble des services.
- Informer les élus de la démarche, notamment sur la question des décisions individuelles.
Un enjeu de qualité du service public
Bien utilisée, l'IA aide les agents à écrire de manière plus lisible pour les usagers. C'est un objectif de qualité du service public autant que d'efficacité. Encore faut-il que chaque agent sache où passe la frontière entre l'aide à la rédaction et la décision administrative.
Notre formation « L'IA appliquée à votre métier » peut être organisée pour les services d'une collectivité, en intra, sur ses propres documents. Pour un projet à plusieurs services, contactez-nous.
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