Version gratuite ou offre entreprise d'un assistant IA : qu'est-ce qui change pour la confidentialité ?

La différence principale entre une version gratuite (ou individuelle) et une offre entreprise d'un assistant IA ne se voit pas à l'écran : elle est dans les conditions contractuelles. Les offres destinées aux organisations prévoient généralement un engagement de ne pas utiliser les données saisies pour entraîner les modèles, un accord de traitement des données et une administration centralisée des comptes. Ces garanties varient d'un fournisseur à l'autre et évoluent : elles se vérifient dans les conditions en vigueur, pas dans une plaquette commerciale.

Les points qui changent, en général

Ce tableau décrit une tendance, pas une règle : c'est la lecture des conditions de chaque outil qui fait foi.

Ce que dit la CNIL sur les services grand public

Dans ses questions-réponses de juillet 2024 sur l'IA générative, la CNIL considère qu'un service grand public peut être envisagé pour des usages non confidentiels, à condition d'utiliser une adresse professionnelle plutôt qu'un compte personnel, et de désactiver si possible la réutilisation des données d'usage. Pour les données personnelles ou les documents sensibles, elle recommande des modes de déploiement offrant davantage de maîtrise.

Le cas du compte personnel utilisé au travail

C'est la situation la plus fréquente et la moins maîtrisée : un salarié utilise son propre compte, gratuit ou payé de sa poche, pour des tâches professionnelles. Conséquences :

• l'entreprise ne sait pas quelles informations ont été saisies ;
• elle n'a aucun contrat avec le fournisseur ;
• au départ du salarié, l'historique des conversations, qui peut contenir des documents internes, reste sur son compte.

Même avec la meilleure volonté, ce cadre n'est pas adapté aux données de l'entreprise.

L'offre entreprise ne règle pas tout

Passer à une offre payante améliore le cadre, mais ne dispense pas de règles :

• les données sensibles (santé, RH individuelles, identifiants) restent à exclure ou à encadrer très strictement ;
• les erreurs de l'IA sont les mêmes, quelle que soit l'offre : la vérification reste nécessaire ;
• le paramétrage compte : partage de conversations, connexions à d'autres outils, extensions, tout cela se règle côté administrateur.

Comment trancher pour votre entreprise

1. Listez les usages et classez-les : contenus publics, documents internes, données personnelles.
2. Si tous les usages portent sur des contenus non confidentiels, une version gratuite avec adresse professionnelle et réutilisation désactivée peut suffire au départ.
3. Dès que des documents internes ou des données personnelles sont en jeu, une offre avec contrat et administration centralisée devient le minimum raisonnable.
4. Dans tous les cas, écrivez la règle dans votre charte : quel outil, quelle offre, pour quelles données.

Avant de signer : les questions à poser

Quelle que soit l'offre envisagée, demandez au fournisseur une réponse écrite à ces questions : les conversations et fichiers servent-ils à entraîner ou améliorer les modèles ? Combien de temps sont-ils conservés ? Où sont-ils traités ? Qui, chez le fournisseur, peut y accéder ? Un accord de traitement des données est-il prévu ? Conservez ces réponses avec votre inventaire des outils : elles vous serviront lors de la prochaine révision de votre charte.

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