Comment choisir un outil d'IA générative pour une PME ? Les critères à vérifier

Choisir un assistant IA pour toute une équipe ne se fait pas comme on choisit un outil pour soi. La question n'est pas « lequel donne les meilleures réponses », mais lequel répond à vos usages avec un niveau de confidentialité et de maîtrise acceptable. Voici une grille en sept critères, à remplir avant de signer.

1. Les usages à couvrir

Commencez par lister les trois à cinq tâches que l'outil doit vraiment servir : rédaction de courriers, synthèse de documents, préparation de devis, traduction, analyse de tableaux. Testez chaque candidat sur ces tâches, avec des documents fictifs mais réalistes. Un outil brillant en démonstration peut être moyen sur votre métier.

2. Ce que devient ce que vous saisissez

C'est le critère décisif. Lisez les conditions d'utilisation et cherchez :

• la réutilisation des données pour entraîner ou améliorer les modèles, et la possibilité de la refuser ;
• la durée de conservation des conversations et des fichiers ;
• qui peut y accéder chez le fournisseur, et dans quels cas.

La CNIL recommande de vérifier ces conditions et de formaliser la relation par un contrat lorsque des données personnelles sont traitées.

3. L'hébergement et les transferts

Où sont traitées les données ? Si elles sont transférées hors de l'Union européenne, le transfert doit être encadré au titre du RGPD. Demandez au fournisseur sa documentation sur ce point, ainsi qu'un accord de traitement des données (souvent appelé « DPA »).

4. L'administration des comptes

Pour une entreprise, il faut pouvoir :

• créer et supprimer des comptes quand un salarié arrive ou part ;
• gérer les droits (qui peut partager, connecter des outils, installer des extensions) ;
• centraliser la facturation ;
• idéalement, connecter l'outil à votre annuaire d'entreprise pour une authentification unique.

Sans ces fonctions, vous retombez vite dans une juxtaposition de comptes individuels.

5. La sécurité

Vérifiez l'authentification à deux facteurs, le chiffrement, et l'existence d'un journal des activités. L'ANSSI a publié des recommandations de sécurité pour les systèmes d'IA générative : elles peuvent servir de liste de questions à poser au fournisseur, notamment si l'outil doit être connecté à vos messageries ou documents.

6. L'intégration à vos outils existants

Un assistant isolé dans un onglet sera moins utilisé qu'une fonction intégrée à votre messagerie, votre suite bureautique ou votre logiciel métier. Mais chaque connexion élargit aussi ce à quoi l'IA a accès : faites ce choix consciemment, service par service.

7. Le coût réel

Au-delà du prix par utilisateur, comptez le temps de paramétrage, la formation et le suivi. Un abonnement pour toute l'entreprise n'est pas toujours nécessaire : commencer par les équipes qui ont un usage clair permet de mesurer avant d'élargir.

La grille de synthèse

Ne choisissez pas seul

Associez à la décision au moins un futur utilisateur par service, la personne en charge du RGPD et celle qui gère votre informatique. Un outil choisi sans les équipes risque de ne pas être adopté, et les usages non autorisés reprendront.

Une fois l'outil choisi, reste à le faire utiliser correctement. Notre formation « L'IA appliquée à votre métier » peut se dérouler directement sur l'outil retenu par votre entreprise.