Syndic, administrateur de biens : vos gestionnaires et directeurs d'agence doivent-ils aussi se former ?

Oui. Le décret n° 2016-173 du 18 février 2016 ne vise pas seulement le titulaire de la carte professionnelle « syndic de copropriété » ou « gestion immobilière ». Son article 1er soumet à la même obligation de formation continue les personnes qui dirigent un établissement, une succursale, une agence ou un bureau, ainsi que les personnes habilitées par le titulaire à négocier, s'entremettre ou s'engager pour son compte. La durée est la même pour tous : 14 heures par an ou 42 heures sur trois années consécutives.

Trois catégories de personnes concernées

Pour un cabinet de syndic ou d'administration de biens, cela représente souvent la majorité de l'effectif « métier ». Le gérant porte la carte, mais ce sont ses équipes qui tiennent les assemblées générales, signent les baux ou suivent les impayés.

Le contenu imposé

Sur le cycle de trois ans, comme pour les agents immobiliers :

• 2 heures au moins sur la non-discrimination dans l'accès au logement, depuis le décret du 14 octobre 2020 ;
• 2 heures au moins sur la déontologie.

Pour un administrateur de biens, la non-discrimination n'est pas un sujet théorique : sélection des candidats locataires, pièces demandées, motifs de refus. Pour un syndic, la déontologie touche à la gestion des fonds, aux conflits d'intérêts et à la transparence vis-à-vis du conseil syndical.

Comment piloter l'obligation à l'échelle du cabinet

Le risque, dans une structure de dix ou vingt personnes, est que chacun pense que « c'est géré ». Concrètement :

1. Dressez la liste des personnes concernées dans chacune des trois catégories.
2. Fixez un plan de formation sur trois ans, en commençant par les 4 heures imposées.
3. Centralisez les attestations : objectifs, programme, durée, date.
4. Faites un point annuel avec chaque gestionnaire, par exemple lors de son entretien.

Le moment où tout se joue reste le renouvellement de la carte du titulaire : c'est à cette occasion que les justificatifs sont examinés. Mieux vaut ne pas découvrir à ce moment-là qu'un gestionnaire n'a rien suivi depuis deux ans.

L'IA et la gestion de copropriété

Peu de métiers produisent autant d'écrits répétitifs : convocations, procès-verbaux d'assemblée, réponses aux copropriétaires, relances de charges, courriers aux locataires. Les outils d'IA générative peuvent soulager les gestionnaires, notamment pour un premier jet de procès-verbal ou la reformulation d'une réponse technique.

Les risques sont à la hauteur : un procès-verbal approximatif peut fragiliser une décision d'assemblée, et les échanges contiennent souvent des données personnelles (dettes de charges, situations familiales). La formation à l'IA est donc pertinente, mais c'est un sujet distinct de l'obligation Hoguet : elle ne compte pas dans les 42 heures et ne doit pas être déclarée à ce titre. Elle s'inscrit dans un autre cadre, celui de l'article 4 du règlement européen sur l'IA, qui attend depuis le 2 février 2025 des entreprises utilisatrices qu'elles assurent la maîtrise de ces outils par leur personnel.

Deux règles à poser rapidement : aucun document d'assemblée diffusé sans relecture humaine, et une liste claire des données qui ne doivent jamais être saisies dans un outil d'IA.

En résumé

Dans un cabinet de syndic ou de gestion, l'obligation de formation continue concerne bien plus de monde que le seul titulaire de la carte. Un plan triennal, une liste à jour et des attestations centralisées suffisent à la sécuriser. Pour aider vos gestionnaires à utiliser l'IA sans risque sur leurs procès-verbaux et courriers, la journée L'IA appliquée à votre métier part de vos propres modèles de documents.