Formation pendant ou hors du temps de travail : quelles règles pour l'employeur ?

La question revient à chaque projet de formation : est-ce que cela compte comme du temps de travail ? La réponse dépend du type de formation et de qui en a l'initiative. Le Code du travail distingue trois cas.

Cas 1 : la formation obligatoire, toujours sur le temps de travail

Une formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires, constitue un temps de travail effectif. Elle donne lieu au maintien de la rémunération (art. L6321-2 du Code du travail).

C'est le cas, par exemple, des formations à la sécurité ou des habilitations exigées par la réglementation pour occuper un poste. Impossible de les faire suivre le soir ou le week-end sans les rémunérer.

Cas 2 : les autres formations du plan, en principe sur le temps de travail

Les autres formations prévues par l'employeur dans le plan de développement des compétences constituent aussi, en principe, du temps de travail effectif, avec maintien de la rémunération (art. L6321-6). Deux exceptions permettent de les organiser en tout ou partie hors du temps de travail :

L'accord du salarié doit être formalisé et il peut être dénoncé. Un accord collectif peut aussi prévoir une contrepartie de l'employeur pour les frais de garde d'enfants occasionnés par une formation hors temps de travail.

Cas 3 : la formation CPF, à l'initiative du salarié

Le compte personnel de formation est mobilisé par le salarié. Deux situations :

• Hors temps de travail : le salarié n'a pas à demander l'accord de son employeur, ni même à l'informer.
• En tout ou partie sur le temps de travail : il doit demander une autorisation d'absence (art. L6323-17). L'article D6323-4 du Code du travail encadre les délais : demande au moins 60 jours avant le début d'une formation de moins de six mois, 120 jours avant une formation plus longue, et réponse de l'employeur sous 30 jours. L'absence de réponse de l'employeur vaut acceptation.

Un cas particulier : les salariés allophones signataires du contrat d'intégration républicaine qui suivent, via leur CPF, une formation en français. L'autorisation d'absence est alors de droit, dans la limite de 28 heures fixée par l'article R6323-4-1, à condition de prévenir l'employeur au moins 30 jours calendaires avant le début de la formation.

Récapitulatif

Les bons réflexes pour l'employeur

• Classer chaque formation du plan dans la bonne catégorie avant de fixer les dates.
• Garder une trace écrite de l'accord du salarié pour toute formation hors temps de travail.
• Répondre dans les délais aux demandes d'absence pour CPF : le silence vaut accord.
• Vérifier l'accord de branche : il peut prévoir des règles plus précises que le Code du travail.

Et les frais de déplacement ?

La question du temps de travail ne règle pas celle des frais. Lorsqu'une formation décidée par l'employeur se déroule hors des locaux habituels, prévoyez à l'avance qui prend en charge les déplacements, les repas et, le cas échéant, l'hébergement. Pour les entreprises de moins de 50 salariés, l'OPCO peut couvrir certains frais annexes selon ses critères (art. L6332-17). Clarifier ces points avec le salarié avant la formation évite bien des tensions.

Organiser la formation sur le temps de travail reste souvent la solution la plus simple et la mieux acceptée. Nos formations intra se planifient avec vous, dans vos locaux ou à distance : consultez notre catalogue entreprises.