Comment préparer une demande de devis de formation pour son entreprise ?

Trois devis pour « une formation à la communication » donneront trois réponses impossibles à comparer. Un devis utile commence par une demande précise. Voici comment la rédiger en une page, et ce que vous devez obtenir en retour.

Ce que vous devez indiquer dans votre demande

Le contexte

En quelques lignes : votre activité, la taille de l'équipe concernée, ce qui motive la formation. « Nous déployons un nouveau logiciel de planification en janvier » est plus parlant que « besoin de formation au numérique ».

Le public

• Nombre de participants et leurs fonctions ;
• niveau de départ, même approximatif ;
• éventuelles contraintes : horaires décalés, travail posté, personnes en situation de handicap, maîtrise inégale du français.

L'objectif

Formulez ce que les participants devront savoir faire à l'issue de la formation. Par exemple : « rédiger un compte rendu d'intervention compréhensible par un collègue qui n'était pas présent ». Plus l'objectif est concret, plus le programme proposé sera pertinent.

Les modalités souhaitées

• Intra ou inter-entreprises ;
• présentiel (dans vos locaux ou ailleurs) ou à distance ;
• période souhaitée, durée envisagée, découpage possible (journées, demi-journées) ;
• budget indicatif, si vous en avez un.

Le financement envisagé

Indiquez si vous comptez solliciter votre OPCO ou un autre financeur. L'organisme saura ainsi quels documents vous fournir (convention, programme, attestation de certification) et dans quel format.

Ce que le devis doit contenir

Pour une demande de prise en charge par un OPCO, le devis accepté peut tenir lieu de convention s'il comporte les mentions prévues par l'article D6353-1 du Code du travail (objectifs, contenu, moyens, durée, modalités de déroulement, de suivi et d'évaluation, prix et règlement).

Les questions à poser à l'organisme

• Un échange préalable avec le formateur est-il prévu pour ajuster le contenu ?
• Le programme peut-il intégrer vos documents ou vos cas réels ?
• Comment est évalué le niveau de départ des participants ?
• Que reçoivent les participants à l'issue de la formation ?
• Un suivi est-il proposé après la session ?

Comparer les devis

Ramenez chaque proposition à des éléments comparables : coût par heure et par participant, part de pratique, adaptation à votre contexte. Le devis le moins cher n'est pas celui qui coûte le moins si la formation n'est pas appliquée ensuite.

Le modèle en cinq lignes

Si vous manquez de temps, une demande efficace peut tenir en cinq lignes : qui (nombre, fonctions), pourquoi (contexte), pour faire quoi (objectif concret), comment (format, lieu, période), financement envisagé.

Anticiper les délais

Une demande de devis s'inscrit dans un calendrier plus large. Si vous comptez solliciter votre OPCO, la demande de prise en charge doit généralement être déposée avant le début de la formation, dans un délai fixé par l'OPCO. Ajoutez le temps d'échange avec l'organisme pour ajuster le programme, puis celui de la validation interne. Pour une formation prévue à une date précise, lancer la démarche plusieurs semaines à l'avance évite de devoir choisir dans l'urgence, ou de renoncer au financement faute de temps.

Impliquer les futurs participants

Avant d'envoyer la demande, prenez quelques minutes avec les personnes concernées ou leur manager : quelles situations leur posent le plus de difficultés ? Qu'attendent-elles de la formation ? Leurs réponses enrichissent la demande et permettent à l'organisme de proposer des exemples qui leur parleront. Elles favorisent aussi l'adhésion : une formation préparée avec les participants est mieux suivie qu'une formation annoncée au dernier moment.

Vous pouvez nous transmettre ces éléments directement depuis notre espace entreprises : chaque fiche formation permet de demander un devis, et notre équipe revient vers vous pour préciser le besoin.